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La comunicación como una herramienta fundamental para el trabajo en equipo

La comunicación es la base de las relaciones interpersonales. Una de las características más relevantes para el desarrollo humano es la interacción y la conformación social; es por esto que se requiere de procesos de comunicación efectivos que permitan alcanzar objetivos en conjunto, y fortalecer las relaciones interpersonales en las organizaciones.

El Diccionario de la Real Academia Española define el término ‘comunicación’ como el “acto, gesto o actitud que permite trasladar mensajes entre los miembros de un grupo social o entre diversos grupos sociales”.  Sin embargo, además de trasladar mensajes, en este proceso es importante saber escuchar, delegar e interpretar los mensajes de los interlocutores; en el caso de las organizaciones, de los colaboradores.

Una comunicación corporativa acertada permite que los colaboradores conozcan mejor la empresa y se conviertan en aliados para alcanzar los objetivos de la organización. Además, permite transmitir correctamente el mensaje y los valores a los clientes.

En un estudio realizado en el 2018 por Sociabble, se evidenció que una excelente comunicación interna puede aumentar un 40% la satisfacción del cliente. El informe asegura que las empresas con una buena comunicación en sus procesos son 4 veces más propensas a tener altos niveles de compromiso interno.

Sin embargo, a pesar de tratarse de algo esencial, mantener una buena comunicación entre los colaboradores resulta ser un reto para muchas organizaciones, principalmente en un entorno tan cambiante como el que se vive hoy en día tras la incorporación de nuevas dinámicas laborales producto de la pandemia por COVID-19. Frente a lo anterior, resulta necesario incorporar nuevas estrategias de comunicación que favorezcan el trabajo en equipo y la consecución de objetivos.

¿Cómo mejorar la comunicación en los equipos de trabajo?

Escuchar activamente:

El proceso de comunicación (emisor, mensaje, receptor y feedback) no puede llevarse a cabo correctamente sin una escucha activa, pues el feedback o respuesta dada por el receptor se vería afectada. No es lo mismo oír que escuchar, pues este último requiere de interiorizar y entender lo que la otra persona transmite. En los equipos de trabajo resulta importante escuchar y observar lo que sucede en el entorno para saber qué piensan los colaboradores, cómo se sienten frente a diversas situaciones y qué necesitan.

Escuchar activamente y tener en cuenta lo que el otro está comunicando, permite además llegar a consensos. De acuerdo con Manuel Boillos, Coach Ejecutivo experto en Coaching Emocional, “la empatía es una consecuencia de saber escuchar activamente. Cuando somos capaces de hacerlo, somos capaces de entender mejor a los otros, estemos de acuerdo o no con las otras personas”.

Uso de herramientas adecuadas:

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación -TIC-, permiten que actualmente existan múltiples herramientas y canales de comunicación en las organizaciones. Sin embargo, saber cuáles son los canales adecuados para cada situación es esencial para que los mensaje se reciban correctamente. Aplicaciones de mensajería como WhatsApp o las llamadas telefónicas, permiten que la comunicación sea más ágil. Sin embargo, no se debe olvidar que estas mismas herramientas son usadas por los colaboradores para fines personales, por lo que conocer y respetar los horarios de trabajo se convierte en la mejor estrategia para no invadir el espacio personal.

Además, crear contenidos audiovisuales y multimedia para comunicar en época de teletrabajo permite que los mensajes sean más atractivos y fáciles de entender. Para escoger las herramientas más efectivas es importante conocer al equipo de trabajo.

Planeación:

Para facilitar la comunicación entre las distintas áreas de la empresa es necesario crear estrategias concretas que respondan a las necesidades de cada equipo de trabajo y a los objetivos de quien emite la comunicación. La improvisación en un encuentro de trabajo puede generar que se pierda credibilidad y el mensaje no sea bien interpretado. 

Saber qué decir, de qué forma, a través de qué herramientas y con qué objetivo permite que los mensajes sean más contundentes y lleguen de forma clara a los interlocutores. Asier García, Project Manager & SEO de Vital Innova, plantea que “lograr que una reunión no sea vista por sus participantes como una pérdida de tiempo es todo un logro, y el principal secreto para conseguirlo es dedicar tiempo a su preparación”.

Transparencia:

Un elemento clave para una comunicación asertiva es la confianza. Dentro de las organizaciones, los colaboradores deben confiar en los líderes, por lo que ser transparente en las comunicaciones se convierte en algo fundamental. Emitir el mensaje de forma clara, directa y fluida permite que exista mayor interés hacia lo que se comunica. 

No se trata de contar todo a todos los empleados, sino de mantener canales de información que permitan que les permitan a todos estar al tanto de los sucesos importantes. Aunque al referirse a equipos de trabajo en áreas específicas, sí resulta importante mantener un mensaje claro de los hecho del día a día en pro de que todo el equipo trabaje hacia los mismos objetivos. 

Beneficios de la comunicación interna

La comunicación organizacional interna bien desarrollada, de acuerdo con los expertos, puede generar los siguientes beneficios para las compañías:

• Aumenta la productividad: Al sentirse integrados, los colaboradores aumentan su grado de compromiso, lo que se ve reflejado en su trabajo.
• Resolución de problemas: Mantener a todos los colaboradores informados permite que estos actúen con mayor rapidez frente a situaciones que ya no resultan ajenas.
• Relaciones más sólidas: La información genera seguridad y permite que los equipos de trabajo se sientan incluidos en un mismo compromiso. Esto favorece las relaciones interpersonales.
• Ambientes tranquilos: Mantener una comunicación constante entre los equipos de trabajo favorecerá el ambiente del mismo. Los colaboradores pueden sentirse seguros de que recibirán la información necesaria respecto a su trabajo y a los aspectos relevantes para la organización.

Implementar un sistema de comunicación interna que responda a las necesidades y a las dinámicas de la organización, permite mantener una interacción bidireccional y favorecer la consecución de los objetivos. Escuchar y mantener informadas a las personas que conforman las organizaciones es importante. Según Peter Drucker, considerado el mayor filósofo de la administración del siglo XX, “El 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”.

abril 28, 2021